外贸业务员离职或换岗，客户和聊天记录怎么交接？
业务员离职或换岗，最怕客户在等报价，新同事却不知道之前谈到了哪一步。交接时把客户进展、聊天记录、最新文件和账号权限一起核对。新负责人能找到资料、说清已答应客户什么，并知道下一步怎么做，才算交好了。
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先看结论
几个业务员共用 WhatsApp 跟客户，最怕两件事：大家以为别人会回，结果没人回；或者两个人同时回复，给出不同说法。先定好每个客户由谁负责，换人时说清已谈内容和下一步，才能减少漏回和重复沟通。
这篇适合多个账号、多个业务员或需要轮班接待的外贸团队。如果目前一个人就能处理全部咨询，先做好客户跟进清单即可。
先盘点：有几个账号，哪些人需要使用
| 要盘点的内容 | 示例填写方式 | 它决定什么 |
|---|---|---|
| 业务账号与类型 | 销售一组使用的号码；App 或官方 API | 接入方法、可用消息功能 |
| 账号管理人 | 公司指定管理员及找回方式 | 谁能完成授权和处理异常 |
| 实际接待人 | 白班两人、晚班一人 | 谁需要坐席和访问权限 |
| 当前客户记录 | 工作台已有记录／手机历史／外部 CRM | 哪些记录需要另外迁移核验 |
| 渠道问题负责人 | 技术或运营联系人 | 收不到消息时由谁排查 |
盘点时要区分手机端多设备登录和团队共享工作台。试用前拿自己的账号确认接入方式，并检查原有聊天能同步多少，避免换系统后才发现缺记录。
一个客户由一人负责，其他同事配合
新询盘收到后，应分给明确的业务员或客服组，由负责人跟进回复和后续事项。同事可以提供资料或内部建议，但在对外回复前先确认谁正在接待。交接完成的标志是接手人看懂需求并接受任务，而不是转接按钮已经点过。
在 Mixdesk 对话页面，可以查看不同会话列表、转接到同事或客服组，并通过内部回复交流。内部回复与发给客户的回复不同，发送前要确认所在模式。见 对话转接与内部协作说明。
可直接复制的五项交接卡
| 字段 | 完整示例 |
|---|---|
| 客户要什么 | A 型设备，先采购 2 台，运往智利 |
| 已确认什么 | 已发送基础参数，数量已确认 |
| 尚未确认什么 | 客户需要的附件和收货地点 |
| 已经承诺什么 | 当地时间周二下午前反馈可选配置；尚未承诺价格 |
| 谁做下一步 | 设备组销售核实附件后继续回复；接手人确认已读 |
以上是模拟填写示例。敏感报价和客户资料应放在企业允许的记录位置，不必复制到每一个群聊。没有确定的事项写“待确认”，避免接手人把猜测当承诺。
销售、主管和临时协助人员，分别能看什么
不是所有人都需要看到所有客户。在 客服与权限设置中，可按角色和对话可见范围安排人员。给销售和临时协助者不同权限后，都应分别登录验证：该看的会话能看见，不该看的范围没有被放开。
人员变动时，除了调整工作台权限，还要同步检查 WhatsApp 账号、公司邮箱和渠道授权；已另行保存的客户资料，也要按公司制度处理。
用两个人完成一次交接测试
- A 收到测试客户的新消息，确认自己知道正在负责哪一通对话。
- A 添加内部交接卡，再转接给 B。
- B 用自己的账号检查可见沟通背景，复述尚未解决的问题并确认接手。
- 测试客户继续发消息，检查由谁处理，是否出现双方重复回答。
- 再试一次 B 不在线的情况，明确由谁查看未分配或待处理会话。
已结束的会话可在 历史对话中查找。试用时分别确认历史查询、导出和旧聊天迁移的范围，尤其要检查团队常用的附件和较早的记录。
每天检查：漏回、重复回复、交接不清
分别记录无人接手、重复回复和缺沟通背景。前者需要查队列及在线安排，第二类需要明确负责人，第三类需要改交接卡。不要把三种问题都归为“客服不够快”。涉及离职或集中换岗，可进一步使用 外贸客户交接清单。
